Le contrat de location lors d’un partage de bureaux

L’entreprise est mise en route et la question qui se pose désormais, c’est de savoir à quel endroit vont être installés les bureaux de l’entreprise. Il faut savoir que différents moyens existent, comme le choix d’installer les bureaux chez soi, solution économique. Sinon, il est également possible de louer des bureaux, et notamment selon deux possibilités, le bail 3/6/9 et les bureaux partagés. Alors quid de tout ça ?

Comment choisir son contrat de location ?

Forcément, au début, chacun cherche la solution la plus économique possible. Et cela passe par un questionnement selon différentes choses : Quelle est la surface nécessaire pour accueillir l’activité ? Quel est le budget concernant la location des bureaux ? Est-ce qu’il y a besoin d’une salle de réunion ? Est-ce que les bureaux peuvent être partagés avec d’autres entreprises ? Auquel cas, avec qui ?

L’installation à domicile

C’est, de fait, la solution la plus économique et la plus simple. Dans ce cas précis, les frais destinés à la location sont donc inexistants. Pour débuter, c’est une alternative intéressante. Cependant, si l’entreprise évolue rapidement, il se peut que rapidement, le manque d’espace se fasse sentir. Et dans ce contexte, il y aura obligation de transférer les activités dans de vrais bureaux. C’est donc à ce moment précis qu’interviennent les deux types de location : le bail 3/6/9 et le partage de bureau.

Bail 3/6/9

C’est le bail qui est le plus globalement proposé aux clients. Pourquoi 3/6/9 ? Le chiffre trois signifie que l’engagement est au minimum de trois ans. Le contrat est renouvelable deux fois, ce qui explique la présence des chiffres six et neuf. Ce qui est intéressant, c’est qu’il convient à tous les secteurs d’activité. Malgré tout, il peut bloquer des jeunes entreprises, car il peut manquer de “flexibilité”. Ce manque est dû au fait que la durée du contrat est de trois ans minimum, ce qui est un gros engagement pour une entreprise toute jeune.

De plus, il y a souvent de gros frais d’agence ainsi que des garanties à payer. Les bureaux doivent être gérés par l’entreprise, elle-même. A Paris, le loyer à l’année est estimé entre 250 et 650€ du m², pour quatre personnes. Mais à ce loyer, doivent être ajoutés des frais supplémentaires : les charges, les prestations (ménage, internet, énergies…), les frais d’assurances, la taxe foncière ainsi que les frais de copropriété. Autant dire que le montant peut vite être très élevé. Le bail 3/6/9 est proposé par des agences immobilières, qui vous demanderont environ 30% du loyer annuel ainsi que des garanties. Il peut aussi être proposé par des sites de petites annonces. Dans ce cas, c’est gratuit.

Le bureau partagé

Afin d’éluder les frais importants liés au bail 3/6/9, la location de bureaux partagés existe. Les avantages de cette location sont nombreux : une flexibilité certaine, des économies certaines, un dynamisme de l’environnement professionnel ainsi que la création d’une synergie entre les différentes entreprises colocataires. Pour cette solution, il y a deux types de contrats : le contrat de location précaire (contrat de sous-location) et le contrat de mise à disposition de bureaux (contrat de prestation de service), qui lui n’est pas soumis au droit immobilier.

Cette alternative est proposée par des professionnels (pépinières, incubateurs, espaces de coworking, centres d’affaires), mais aussi par des entreprises. Ces dernières mettent à disposition leurs espaces non utilisés, via des sites d’annonces ou alors les traditionnelles agences spécialisées.

Monter un dossier pour la location

Pour obtenir la location, il est obligatoire de monter un dossier. Ce dernier doit comporter tous ces éléments :

  • Immatriculation au registre du commerce et des sociétés.
  • Extrait Kbis.
  • Pièce d’identité du signataire du bail et responsable de la société.
  • RIB.
  • Pour les sociétés actives, les trois derniers bilans peuvent être demandés (en fonction des propriétaires).
  • Pour les sociétés en cours de création, elles devront fournir : statuts de société, compte d’exploitation prévisionnel ainsi que les références bancaires.

Il faudra, bien entendu, penser à souscrire un contrat d’assurance pour les bureaux. Une fois que tout cela est réalisé, la location des bureaux sera donc effective.


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